Получили письмо от налоговой с просьбой объяснить операции и предоставить документы? Начните с проверки самого запроса и даты его получения. Для обычного письменного запроса общий срок ответа составляет 15 рабочих дней, а для встречной сверки действует отдельный срок.
Ответ можно отправить через Электронный кабинет вместе с PDF-документами. Ниже разберём, что проверить в письме, как подготовить пояснения и как передать большой пакет файлов, сохранив подтверждение отправки.
Зафиксируйте получение запроса, определите его основание и срок, подготовьте ответ по пунктам, приложите подтверждающие документы и проверьте регистрацию отправления. Сам факт получения запроса ещё не означает, что вам начислили налог или штраф.
Что проверить в запросе налоговой
Эта инструкция касается письменных запросов об информации и её документальном подтверждении. Не применяйте указанные в ней сроки автоматически к налоговому требованию, налоговому уведомлению-решению или другому документу: сначала определите, что именно вы получили.
ГНС может запрашивать сведения на основаниях, предусмотренных Налоговым кодексом Украины. В частности, это могут быть выявленные расхождения в декларации или проведение встречной сверки. Важны конкретное основание и содержание вашего письма, а не только его название.
Согласно разъяснению ГНС Киевской области, запрос должен быть обоснованным, содержать перечень запрашиваемых сведений и документов и быть подписанным руководителем, его заместителем или уполномоченным лицом. Для первичной проверки выпишите:
- название органа ГНС, номер и дату запроса;
- правовое основание и приведённые факты;
- период, операции или контрагентов, которых касаются вопросы;
- перечень информации и документов, которые просят предоставить;
- подпись и надлежащее оформление документа, в том числе печать для бумажного запроса.
Отдельно сохраните подтверждение вручения. Для определения срока важна дата надлежащего получения по правилам статьи 42 НКУ, а не дата, когда вы переслали письмо бухгалтеру. Если способ или дата вручения спорные, передайте на проверку также конверт, почтовые сведения или данные об электронной доставке.
Сколько времени есть на подготовку ответа
В разъяснении ГНС от 16 февраля 2026 года приведены два основных срока. Отсчёт начинается со дня, следующего за днём получения запроса.
| Ситуация | Срок | Что предоставить |
|---|---|---|
| Общий письменный запрос по п. 73.3 НКУ | 15 рабочих дней, если НКУ не предусматривает иное | Запрашиваемую информацию и её документальное подтверждение |
| Запрос для встречной сверки | 10 рабочих дней | Информацию; документальное подтверждение по требованию контролирующего органа |
Не подменяйте рабочие дни календарными и не отсчитывайте срок от даты составления письма. На практике удобно сразу зафиксировать три даты: получения, завершения подготовки и предельного срока подачи. Внутренний срок подготовки установите раньше, чтобы осталось время проверить вложения и устранить технические проблемы.
Например, бухгалтер получил от вас скан через неделю после вручения. Это не запускает новый срок: на подготовку останется меньше времени. Также не стоит считать телефонную договорённость «отправьте позже» подтверждением изменения законного срока.
Пример расчёта: допустим, надлежаще оформленный общий запрос получен в понедельник, 2 ноября 2026 года. Если рабочими являются понедельник–пятница и в этом промежутке нет дополнительных нерабочих дней или специальных правил, первый день срока — 3 ноября, а 15-й рабочий день и предельная дата ответа — 23 ноября. Для встречной сверки при тех же условиях 10-й рабочий день — 16 ноября. Это условный пример: для своего запроса проверьте правила вручения и применимый рабочий календарь.
Как составить пояснения и собрать документы
Ответ должен содержать номер и дату запроса, а также запрашиваемую информацию. Удобный рабочий подход: каждому вопросу налоговой соответствует отдельный пункт вашего пояснения, а каждому важному факту — конкретное приложение.
Составьте для себя простой перечень: «вопрос ГНС → наш ответ → документ → номер приложения». Это организационный приём, а не утверждённая форма. Он помогает заметить, что к пояснению об оплате приложен договор, но пропущен документ, подтверждающий именно поступление средств.
Для условного запроса о расчётах с покупателем могут понадобиться договор, счёт, акт или накладная и подтверждение оплаты. Конкретный комплект зависит от операции и содержания запроса. Не отправляйте весь архив ФЛП без проверки того, какие материалы действительно относятся к поставленным вопросам.
Проверьте, совпадают ли даты, суммы, наименования сторон и назначения платежей в пояснении и приложениях. Если видите различие, сначала выясните его причину. Не подгоняйте документы под удобный ответ и не заполняйте пробелы предположениями.
Если документа нет, это нужно отдельно обсудить с бухгалтером или юристом. Фраза «добавим позже» сама по себе не решает вопрос полноты и своевременности ответа. Для оценки оснований запроса и объёма раскрытия документов можно обратиться за юридической поддержкой ФЛП.
Что написать в сопроводительном письме
Подготовьте письмо так, чтобы его можно было понять без дополнительных пояснений по телефону. Укажите адресата, свои идентификационные данные, реквизиты запроса, ответы по пунктам и перечень приложений. Для бумажного письма предусмотрите дату и подпись; электронное отправление подписывается в соответствующем сервисе.
Пример структуры, которую нужно заполнить под собственный запрос:
В [название органа ГНС]. От ФЛП [ФИО], РНОКПП [номер], [адрес и контактные данные]. Ответ на запрос от [дата] № [номер], полученный [дата].
По пункту 1 запроса сообщаю: [конкретные обстоятельства и пояснения]. В подтверждение предоставляю [название документа, дата, номер], приложение 1. По пункту 2 запроса сообщаю: [отдельный ответ и ссылки на соответствующие документы].
Приложения: 1. [Название документа] на [количество] листах. 2. [Название документа] на [количество] листах. [Дата, подпись или электронное подписание в установленном порядке].
Это основа для организации ответа, а не универсальный юридический текст. Не оставляйте квадратные скобки и не добавляйте утверждений, которых не подтверждает ваш учёт. Названия файлов также сделайте понятными: например, «01_vidpovid.pdf», «02_dohovir.pdf», «03_oplata.pdf».
Как отправить ответ через Электронный кабинет
Для такой корреспонденции ГНС описывает меню «Листування з ДПС» («Переписка с ГНС») в приватной части Электронного кабинета. Обычное письмо на электронную почту инспектора не стоит считать заменой этого способа подачи.
- Войдите в приватную часть кабинета и откройте «Листування з ДПС» («Переписка с ГНС»).
- Выберите регион и именно тот орган ГНС, которому адресован ответ.
- Заполните тип документа, тематику и краткое содержание. Добавьте номер и дату запроса.
- Прикрепите подготовленный PDF с ответом и документами в пределах разрешённого размера.
- Проверьте реквизиты и вложения, подпишите документ КЭП и отправьте его. КЭП означает квалифицированную электронную подпись.
В описании сервиса от ГНС Ровенской области подписание и отправка сохранённого документа выполняются через «Вихідні документи» («Исходящие документы») меню «Вхідні/вихідні документи» («Входящие/исходящие документы»). Сохранённый черновик ещё не является отправленным ответом.
Что делать с файлами размером более 5 МБ
ГНС Луганской области объясняет: ответ с подтверждающими документами можно передать в PDF общим размером до 5 МБ. Если пакет больше, допускается последовательная отправка частями в одном временном промежутке, каждая из которых не превышает этот объём.
Не воспринимайте ограничение как разрешение добавить неограниченное количество файлов по 5 МБ к одному письму. Безопасный практический ориентир: вся часть пакета, которую отправляете одним отправлением, должна укладываться в лимит. В поле «Короткий зміст» («Краткое содержание») каждого отправления указывайте номер и дату первоначального запроса.
Дополнительно удобно нумеровать части, например: «Ответ на запрос № [номер] от [дата]. Часть 1 из 3». В первом письме приведите полный перечень материалов и объясните распределение. Так получателю будет проще собрать документы в один комплект.
Допустим, ваш пакет занимает 11 МБ. Его можно организовать в три последовательных отправления, например 4, 4 и 3 МБ, с логическим разделением по документам. Это пример подготовки файлов, а не требование делать именно три части. Не разносите подачу намеренно на разные дни и не ожидайте, что первое письмо продлит срок для остальных.
Перед отправкой откройте каждый PDF: все страницы должны быть на месте, текст и реквизиты должны читаться. Сжатие, после которого невозможно разобрать сумму или дату, лишает документ практической ценности.
Как проверить регистрацию вашего ответа
После отправки проверьте «Вихідні документи» («Исходящие документы»). Затем найдите сообщение о получении и регистрации в режиме «Вхідні» («Входящие») меню «Вхідні/вихідні документи» («Входящие/исходящие документы»), в частности во вкладке регистрации документов ГНС. По описанию сервиса ГНС, входящий номер и дату регистрации сообщают в течение одного рабочего дня.
Сохраните отправленное письмо, все приложения и сообщение о регистрации. Для нескольких частей проверьте каждое отправление отдельно. Сообщение о регистрации первой части не подтверждает получение двух следующих.
Если подтверждения нет, проверьте статус документа и ошибки сервиса. Выясните причину через официальные контакты ГНС, не дожидаясь окончания срока. Регистрация ответа подтверждает его получение, но не означает, что налоговая уже согласилась со всеми пояснениями.
Когда запрос требует отдельной правовой оценки
Для запросов, составленных с нарушением требований абзацев первого–пятого п. 73.3 НКУ, подпункт 73.3.4 предусматривает освобождение от обязанности отвечать. Эту норму также приводит ГНС Ивано-Франковской области. Однако любая опечатка не даёт автоматического основания отложить письмо.
Если непонятны основание, период или объём требования, покажите полный запрос специалисту. Он сможет оценить конкретное нарушение и уместность мотивированной письменной позиции. Не ограничивайте проверку вырванным из контекста предложением или только последней страницей письма.
Когда те же сведения и документы уже предоставляли этому органу ГНС в ответ на предыдущие запросы, можно сообщить дату и номер предыдущего письма. Освобождение касается именно уже предоставленной части информации. Новые вопросы или другой период нужно оценить отдельно.
Что проверить перед окончательной отправкой
- Вы определили вид запроса, дату получения и предельный срок.
- В ответе правильно указаны орган ГНС, номер и дата его письма.
- На каждый вопрос дано пояснение и необходимое документальное подтверждение.
- Суммы и даты в тексте совпадают с приложениями.
- PDF открываются, читаются и не превышают лимит на отправление.
- При разделении пакета все части пронумерованы и отправлены последовательно.
- Документ подписан и отправлен, а не остался черновиком.
- Подтверждения регистрации сохранены для каждой части.
Самое полезное первое действие после получения запроса: собрать в одну папку само письмо, подтверждение вручения и документы по указанным операциям. С этим комплектом значительно легче проверить сроки и подготовить обоснованный ответ.
Материал объясняет действующий порядок переписки по официальным разъяснениям ГНС, проверенным 26 октября 2026 года. Это практическая инструкция, а не сообщение о введении новых правил.
