Отримали лист від податкової з проханням пояснити операції та надати документи? Почніть із перевірки самого запиту й дати його отримання. Для звичайного письмового запиту загальний строк відповіді становить 15 робочих днів, а для зустрічної звірки діє окремий строк.
Відповідь можна надіслати через Електронний кабінет разом із PDF-документами. Нижче розберемо, що перевірити в листі, як підготувати пояснення та як передати великий пакет файлів, не загубивши підтвердження відправлення.
Зафіксуйте отримання запиту, визначте його підставу та строк, підготуйте відповідь за пунктами, додайте підтвердні документи й перевірте реєстрацію відправлення. Сам факт отримання запиту ще не означає, що вам нарахували податок або штраф.
Що перевірити в запиті податкової
Ця інструкція стосується письмових запитів про інформацію та її документальне підтвердження. Не застосовуйте її строки автоматично до податкової вимоги, податкового повідомлення-рішення чи іншого документа: спочатку визначте, що саме отримали.
ДПС може запитувати відомості на підставах, передбачених Податковим кодексом України. Зокрема, це можуть бути виявлені розбіжності в декларації або проведення зустрічної звірки. Важливі конкретна підстава та зміст вашого листа, а не лише його назва.
За роз’ясненням ДПС Київщини, запит має бути обґрунтованим, містити запитувані відомості й документи та бути підписаним керівником, його заступником або уповноваженою особою. Для первинної перевірки випишіть:
- назву органу ДПС, номер і дату запиту;
- правову підставу та наведені факти;
- період, операції або контрагентів, яких стосуються питання;
- перелік інформації та документів, які просять надати;
- підпис і належне оформлення документа, зокрема печатку для паперового запиту.
Окремо збережіть підтвердження вручення. Для визначення строку важлива дата належного отримання за правилами статті 42 ПКУ, а не дата, коли ви переслали лист бухгалтеру. Якщо спосіб або дата вручення спірні, передайте на перевірку також конверт, поштові відомості чи дані електронного доставлення.
Скільки часу є на підготовку відповіді
У роз’ясненні ДПС від 16 лютого 2026 року наведено два основні строки. Відлік починається з дня, наступного за днем отримання запиту.
| Ситуація | Строк | Що надати |
|---|---|---|
| Загальний письмовий запит за п. 73.3 ПКУ | 15 робочих днів, якщо ПКУ не встановлює інше | Запитувану інформацію та її документальне підтвердження |
| Запит для зустрічної звірки | 10 робочих днів | Інформацію; документальне підтвердження на вимогу контролюючого органу |
Не підміняйте робочі дні календарними й не відраховуйте строк від дати складання листа. Практично зручно одразу зафіксувати три дати: отримання, завершення підготовки та граничного подання. Внутрішній строк підготовки встановіть раніше, щоб залишився час перевірити вкладення й усунути технічні проблеми.
Наприклад, бухгалтер отримав від вас скан через тиждень після вручення. Це не запускає новий строк: на підготовку залишиться менше часу. Так само домовленість телефоном «надішліть пізніше» не варто вважати підтвердженням зміни законного строку.
Приклад розрахунку: припустімо, належно оформлений загальний запит отримано в понеділок, 2 листопада 2026 року. Якщо робочими є понеділок–п’ятниця і в цьому проміжку немає додаткових неробочих днів чи спеціальних правил, перший день строку — 3 листопада, а 15-й робочий день і гранична дата відповіді — 23 листопада. Для зустрічної звірки за тих самих умов 10-й робочий день — 16 листопада. Це умовний приклад: для свого запиту перевірте правила вручення та застосовний робочий календар.
Як скласти пояснення й зібрати документи
Відповідь має містити номер і дату запиту та запитувану інформацію. Зручний робочий підхід: кожному питанню податкової відповідає окремий пункт вашого пояснення, а кожному важливому факту відповідає конкретний додаток.
Складіть для себе простий перелік: «питання ДПС → наша відповідь → документ → номер додатка». Це організаційний прийом, а не затверджена форма. Він допомагає помітити, що до пояснення про оплату додано договір, але пропущено документ, який підтверджує саме надходження коштів.
Для умовного запиту про розрахунки з покупцем можуть знадобитися договір, рахунок, акт або накладна та підтвердження оплати. Конкретний комплект залежить від операції й змісту запиту. Не надсилайте весь архів ФОП без перевірки того, які матеріали справді стосуються поставлених питань.
Перевірте, чи збігаються дати, суми, найменування сторін і призначення платежів у поясненні та додатках. Якщо бачите різницю, спочатку з’ясуйте її причину. Не підлаштовуйте документи під зручну відповідь і не заповнюйте прогалини припущеннями.
Якщо документа немає, це потрібно окремо обговорити з бухгалтером або юристом. Фраза «додамо пізніше» сама по собі не вирішує питання повноти та своєчасності відповіді. Для оцінки підстав запиту й обсягу розкриття документів можна звернутися по юридичну підтримку ФОП.
Що написати в супровідному листі
Підготуйте лист так, щоб його можна було зрозуміти без додаткового телефонного пояснення. Зазначте адресата, свої ідентифікаційні дані, реквізити запиту, відповіді за пунктами й перелік додатків. Для паперового листа передбачте дату та підпис; електронне відправлення підписується у відповідному сервісі.
Приклад структури, яку потрібно заповнити під власний запит:
До [назва органу ДПС]. Від ФОП [ПІБ], РНОКПП [номер], [адреса та контактні дані]. Відповідь на запит від [дата] № [номер], отриманий [дата].
На пункт 1 запиту повідомляю: [конкретні обставини та пояснення]. На підтвердження надаю [назва документа, дата, номер], додаток 1. На пункт 2 запиту повідомляю: [окрема відповідь і посилання на відповідні документи].
Додатки: 1. [Назва документа] на [кількість] аркушах. 2. [Назва документа] на [кількість] аркушах. [Дата, підпис або електронне підписання у встановленому порядку].
Це каркас для організації відповіді, а не універсальний юридичний текст. Не залишайте квадратні дужки й не додавайте тверджень, яких не підтверджує ваш облік. Назви файлів також зробіть зрозумілими: наприклад, «01_vidpovid.pdf», «02_dohovir.pdf», «03_oplata.pdf».
Як надіслати відповідь через Електронний кабінет
Для такої кореспонденції ДПС описує меню «Листування з ДПС» у приватній частині Електронного кабінету. Звичайний лист на електронну пошту інспектора не варто вважати заміною цього способу подання.
- Увійдіть до приватної частини кабінету та відкрийте «Листування з ДПС».
- Оберіть регіон і саме той орган ДПС, якому адресована відповідь.
- Заповніть тип документа, тематику та короткий зміст. Додайте номер і дату запиту.
- Прикріпіть підготовлений PDF із відповіддю та документами в межах дозволеного розміру.
- Перевірте реквізити й вкладення, підпишіть документ КЕП та відправте його. КЕП означає кваліфікований електронний підпис.
У описі сервісу від ДПС Рівненщини підписання та надсилання збереженого документа виконуються через «Вихідні документи» меню «Вхідні/вихідні документи». Збережена чернетка ще не є відправленою відповіддю.
Що робити з файлами понад 5 МБ
ДПС Луганщини пояснює: відповідь із підтвердними документами можна передати у PDF загальним розміром до 5 МБ. Якщо пакет більший, допускається послідовне надсилання частинами в одному часовому проміжку, кожна з яких не перевищує цей обсяг.
Не сприймайте обмеження як дозвіл додати необмежену кількість файлів по 5 МБ до одного листа. Безпечний практичний орієнтир: уся частина пакета, яку надсилаєте одним відправленням, має вкладатися в ліміт. У полі «Короткий зміст» кожного відправлення зазначайте номер і дату первинного запиту.
Додатково зручно нумерувати частини, наприклад: «Відповідь на запит № [номер] від [дата]. Частина 1 з 3». У першому листі наведіть повний перелік матеріалів і поясніть розподіл. Так одержувачу буде простіше зібрати документи в один комплект.
Припустімо, ваш пакет займає 11 МБ. Його можна організувати у три послідовні відправлення, наприклад 4, 4 та 3 МБ, з логічним поділом за документами. Це приклад підготовки файлів, а не вимога робити саме три частини. Не розносьте подання навмисно на різні дні й не очікуйте, що перший лист подовжить строк для решти.
Перед відправленням відкрийте кожен PDF: усі сторінки мають бути на місці, текст і реквізити повинні читатися. Стиснення, після якого неможливо розібрати суму чи дату, позбавляє документ практичної цінності.
Як перевірити реєстрацію вашої відповіді
Після надсилання перевірте «Вихідні документи». Далі знайдіть повідомлення про отримання та реєстрацію у режимі «Вхідні» меню «Вхідні/вихідні документи», зокрема у вкладці реєстрації документів ДПС. За описом сервісу ДПС, вхідний номер і дату реєстрації повідомляють протягом одного робочого дня.
Збережіть відправлений лист, усі додатки й повідомлення про реєстрацію. Для кількох частин перевірте кожне відправлення окремо. Повідомлення про реєстрацію першої частини не підтверджує отримання двох наступних.
Якщо підтвердження немає, перевірте статус документа та помилки сервісу. З’ясуйте причину через офіційні контакти ДПС, не чекаючи завершення строку. Реєстрація відповіді підтверджує її отримання, але не означає, що податкова вже погодилася з усіма поясненнями.
Коли запит потребує окремої правової оцінки
Для запитів, складених із порушенням вимог абзаців першого–п’ятого п. 73.3 ПКУ, підпункт 73.3.4 передбачає звільнення від обов’язку відповіді. Цю норму також наводить ДПС Івано-Франківщини. Проте будь-яка друкарська помилка не дає автоматичної підстави відкласти лист.
Якщо не зрозумілі підстава, період чи обсяг вимоги, покажіть повний запит фахівцю. Він зможе оцінити конкретне порушення та доречність мотивованої письмової позиції. Не обмежуйте перевірку вирваним із контексту реченням або лише останньою сторінкою листа.
Коли ті самі відомості й документи вже надавали цьому органу ДПС у відповідь на попередні запити, можна повідомити дату та номер попереднього листа. Звільнення стосується саме вже наданої частини інформації. Нові питання або інший період потрібно оцінити окремо.
Що перевірити перед остаточним відправленням
- Ви визначили вид запиту, дату отримання та граничний строк.
- У відповіді правильно зазначені орган ДПС, номер і дата його листа.
- Кожне питання має пояснення та потрібне документальне підтвердження.
- Суми й дати у тексті збігаються з додатками.
- PDF відкриваються, читаються та не перевищують ліміт на відправлення.
- За поділу пакета всі частини пронумеровані та надіслані послідовно.
- Документ підписаний і відправлений, а не залишився чернеткою.
- Підтвердження реєстрації збережені для кожної частини.
Найкорисніша перша дія після отримання запиту: зібрати в одну папку сам лист, підтвердження вручення й документи щодо зазначених операцій. Із цим комплектом значно легше перевірити строки та підготувати обґрунтовану відповідь.
Матеріал пояснює чинний порядок листування за офіційними роз’ясненнями ДПС, перевіреними 26 жовтня 2026 року. Це практична інструкція, а не повідомлення про запровадження нових правил.
