Трудовой договор или договор ГПХ: как ФЛП оформить работника

24 июля 2026 года инспекторы Гоструда совместно с представителями Пенсионного фонда и Нацполиции провели профилактические мероприятия для малого бизнеса Киевской области. В первую очередь они пообщались с предпринимателями из сфер торговли и общественного питания и напоминали о необходимости легального оформления работников.

Официальное сообщение: Гоструда — превентивные меры по обеспечению легальной занятости в Киевской области (24.07.2026).

В тот день не ввели ни новых правил, ни новых «автоматических» штрафов. Но такие визиты — практический сигнал для индивидуальных предпринимателей: проверьте, не работает ли у вас продавец, кассир, официант, повар или администратор без трудового договора, под видом «стажировки» или на основании гражданско-правового договора, который фактически маскирует обычные трудовые отношения.

В мае 2026 года в ходе аналогичных мероприятий в Киевской области чиновники посетили 20 предприятий торговли и общественного питания. В шести заведениях выявили по одному работнику, с которым не были оформлены трудовые отношения. Для малого бизнеса это уже не «абстрактная теория», а сценарий с конкретной ценой ошибки.

Что произошло в Киевской области и кого это касается

Чем именно занимались чиновники

По сообщению Гоструда, инспекторы отдела по вопросам труда Центрального межрегионального управления Гоструда совместно с ГУ ПФУ в Киевской области и сотрудниками Нацполиции провели серию превентивных мер для субъектов малого предпринимательства Киевской области. Формат — рабочие встречи и разъяснения по вопросам популяризации легальной занятости, а не «одна большая облава с готовыми постановлениями».

Почему акцент делается на торговле и HoReCa

Именно в этих сферах чаще всего встречаются типичные рискованные схемы:

• «пробная неделя» без документов;
• «стажер» у кассы или в зале;
• «помощник по ЦПД», который ежедневно дежурит;
• Семья / знакомые «пока помогают», но уже по графику и под контролем руководителя.

Почему это важно, даже если к вам никто не заходил

Профилактические меры часто повторяются в разных районах. Логика одинакова по всей Украине: если человек фактически работает в качестве наемного работника — необходимы трудовые отношения и уведомление в ГНС до начала работы. Ждать, «пока подойдут именно ко мне», — самая дорогостоящая стратегия.

Что проверить у себя за 15 минут

• кто действительно работает в заведении ежедневно / по сменам;
• с кем заключен письменный трудовой договор;
• было ли подано уведомление в ГНС до первого дня;
• есть ли сотрудники «на ЦПД», но с графиком работы и должностью;
• нет ли «стажёров», которые уже обслуживают клиентов.

Трудовой договор и договор о предоставлении услуг: в чём главное различие

Название документа не определяет характер отношений. Инспектор будет обращать внимание прежде всего на то, как человек на самом деле работает.

Трудовой договор: когда он нужен

Трудовой договор необходим, когда человек регулярно выполняет определенную работу в вашем бизнесе, а вы организуете и контролируете этот процесс.

Например, работник:

• приходит в соответствии с установленным графиком;
• работает продавцом, официантом, администратором или бухгалтером;
• пользуется вашим помещением и оборудованием;
• получает регулярную заработную плату;
• выполняет указания руководителя;
• утверждает отпуска, выходные и отгулы;
• продолжает выполнять те же обязанности после завершения отдельного задания.

В соответствии с трудовым договором индивидуальный предприниматель оплачивает не отдельный результат, а сам процесс работы. Работодатель также обеспечивает предусмотренные законом трудовые и социальные гарантии.

Гражданско-правовой договор: когда он уместен

Договор о оказании услуг можно использовать, когда независимый исполнитель должен оказать конкретную услугу или предоставить определенный результат.

Например:

• разработать логотип;
• отремонтировать помещение;
• настроить сайт;
• провести фотосъемку;
• подготовить юридический документ;
• доставить конкретную партию товара.

Исполнитель самостоятельно организует свою работу, не подчиняется внутреннему распорядку заказчика и несет ответственность за конечный результат. Сроки, стоимость, порядок приемки и оплаты результата определяются договором.

Быстрый тест «договор против реальности»

• Вы оплачиваете процесс (изменения, часы работы, «выход») или результат (акт, готовый объект)?
• Человек может сказать: «Сегодня я работаю в другом месте», или его смену закрываете вы?
• Это должность с постоянными обязанностями или разовое техническое задание?
• После «окончания обслуживания» человек снова приходит на ту же самую должность?

Правило EasyФОП: если вы не можете определиться между договором гражданско-правового характера и трудовым договором — в 9 из 10 случаев для продавца/официанта/кассира безопаснее заключить трудовой договор.

Какая категория индивидуальных предпринимателей вообще может нанимать сотрудников?

• 1-я группа — иметь наемных работников нельзя. Сначала необходимо сменить группу.
• 2-я группа — до 10 наемных работников (с учетом требований к видам деятельности).
• 3-я группа — количество наемных работников группой не ограничено, но учет персонала и уплата налогов осуществляются в полном объеме.

Планируете нанять сотрудников из 1-й группы — сначала разберитесь смену группы единого налога.

В каких случаях договор о предоставлении услуг может быть признан скрытыми трудовыми отношениями

Риск возникает, когда в договоре указано «оказание услуг», но фактически человек работает как обычный наемный работник.

Критерии, на которые обращают внимание при проверке

• человек работает ежедневно или по установленным сменам;
• исполняет постоянные обязанности по определенной должности;
• получает одинаковую сумму каждый месяц независимо от результата;
• работает на территории заказчика;
• использует оборудование, материалы и инструменты заказчика;
• получает регулярные указания и отчитывается перед руководителем;
• не может самостоятельно определять время и способ выполнения работы;
• должна согласовывать отсутствие на работе или отпуск;
• после выполнения одного задания продолжает выполнять аналогичную работу.

Типичные «маски» ЦПД в малом бизнесе

• «договор на оказание консультационных услуг» с администратором зала;
• «услуги по реализации товара» для продавца в торговой точке;
• «услуги повара» без указания количества блюд / актов о результатах, но с графиком смен;
• «абонентское обслуживание» кассира, который ежедневно открывает/закрывает смену.

Почему «удобный ЦПД» не защищает

Гоструда прямо указывает: нельзя выбирать гражданско-правовой договор только потому, что он более удобен или позволяет сократить расходы. Если реальные отношения носят трудовой характер, само наличие подписанного гражданско-правового договора не защитит работодателя.

Что делать с уже подписанными договорами

1. Перечитайте договор и фактический график работы.
2. Если в списке выше присутствует 3 и более «трудовых» признаков — планируйте переход на трудовой договор.
3. Не составляйте «задним числом» документы, которых не было: хуже, чем отходить от реальности.
4. Зафиксируйте дату перехода на трудовые отношения и подайте уведомление в ГНС о переходе на новый формат работы.

«Стажировка» и испытательный срок: в чем индивидуальные предприниматели чаще всего ошибаются

Неоплачиваемая «стажировка» без оформления

Обычная «стажировка» без оформления не дает права допускать человека к полноценной работе.

Если кандидат:

• обслуживает клиентов;
• стоит у кассы;
• готовит еду;
• принимает заказы;
• распаковывает товар;
• выполняет другие обычные обязанности работника,

Для проверяющих это может выглядеть как фактическое допущение к работе без оформления.

Испытательный срок ≠ работа без договора

Условие об испытательном сроке можно предусмотреть при приеме на работу, но трудовой договор и другие документы необходимо оформить до начала работы. Гоструда отдельно называет «стажировку» и «испытательный срок» распространёнными способами сокрытия трудовых отношений.

Что можно сделать на законных основаниях до приема на работу

• собеседование, тестовое задание вне графика работы заведения (без обслуживания клиентов и кассы);
• ознакомление с условиями будущей работы без вступления в должность;
• оформление с первого дня + испытательный срок в договоре, если это уместно.

Красные флажки для владельца

• «Пусть поработает 3 дня, посмотрим»;
• «Пока без договора, потом оформим, если получится»;
• «Это стажер, поэтому зарплаты нет, но касса его»;
• «Он работает по ЦПД, но график у него такой же, как у всех».

Как индивидуальному предпринимателю правильно оформить работника

До первого рабочего дня необходимо выполнить базовый набор действий.

Шаг 1. Письменный трудовой договор

Для трудового договора между работником и физическим лицом письменная форма является обязательной. Укажите должность, дату начала работы, условия оплаты, режим работы и другие существенные условия.

Шаг 2. Распоряжение / приказ о принятии

В документе указываются должность, дата начала работы, условия оплаты, график и другие существенные условия. Это внутреннее основание для допуска человека к работе.

Шаг 3. Уведомление в ГНС

Уведомление о приеме работника подается в территориальный орган ГНС по месту учета ИП в качестве плательщика ЕСВ. Подать его необходимо до фактического начала работы сотрудника, как правило, в электронном виде с использованием КЭП.

Шаг 4. Ознакомление с условиями + дальнейший учет

Работник должен знать свои обязанности, график, правила работы, условия оплаты и требования по охране труда. Далее индивидуальный предприниматель ведет учет рабочего времени, начисляет заработную плату, удерживает предусмотренные налоги, уплачивает ЕСВ и подает отчетность.

Требуется сопровождение начислений и отчетности по сотрудникам — смотрите бухгалтерское сопровождение. Необходимые договоры / проверка формулировок — договоры и документы.

Какие будут последствия, если всё-таки «поймают»

Это ключевой вопрос для владельца: не только «как правильно», но и что будет, если нарушение уже имело место.

Финансовый штраф за неоформленного работника (2026)

В 2026 году минимальная заработная плата составляет 8 647 грн.

За фактический допуск человека к работе без трудового договора статья 265 ТК предусматривает штраф в размере 10 минимальных зарплат за каждого неоформленного работника.

86 470 грн на одного работника в 2026 году.

Для работодателей — плательщиков единого налога 1–3 групп за первое подобное нарушение предусмотрено предупреждение. В случае повторного нарушения в течение двух лет санкция составляет 30 минимальных зарплат на каждого работника.

259 410 грн на одного работника при повторном нарушении.

Административная ответственность

К индивидуальному предпринимателю может быть применена административная ответственность. За допуск работника без оформления административный штраф может составлять от от 8 500 до 17 000 грн, а за повторное нарушение в течение года — от от 17 000 до 34 000 грн. Финансовая и административная ответственность могут применяться одновременно.

Что с штрафами во время военного положения

В период военного положения действует отдельная норма: если работодатель в полном объеме и в установленный срок выполнит предписание, вынесенное по результатам внеплановой проверки, штрафы по статье 265 КЗоТ не применяются. Эту норму Гоструда подтверждала и в 2026 году.

Однако это не означает, что работников можно не оформлять:

• проверки по выявлению неоформленных трудовых отношений в период военного положения разрешены;
• указанная норма касается именно финансовых санкций, предусмотренных ст. 265 ТК;
• она не отменяет другие виды ответственности.

Что делать, если проверка уже на носу

1. Зафиксируйте дату, время и цель визита; попросите должностных лиц предъявить документы.
2. Не подписывайте то, чего не понимаете — найдите время, чтобы ознакомиться с документом.
3. Предъявляйте имеющиеся документы без импровизаций «на ходу».
4. Не давайте противоречивых устных объяснений под давлением.
5. Если риск высок — сразу же привлеките юриста / бухгалтера.

Требуется поддержка во время проверок — споры и проверки или оставьте заявку.

Самый дешевый вариант — не доводить дело до штрафа: оформить сотрудников до первого рабочего дня. «Выполню предписание позже» — это не стратегия развития бизнеса.

Чек-лист на эту неделю и ответы на часто задаваемые вопросы

Краткий чек-лист для индивидуального предпринимателя

• все сотрудники, регулярно работающие по графику, оформлены;
• с работниками заключены письменные трудовые договоры;
• выданные приказы или распоряжения о принятии;
• сообщения в ГНС поданы до начала работы;
• ЦПД используются для достижения конкретного результата, а не для постоянной работы;
• нет неоформленных «стажёров»;
• зарплата, налоги и ЕСВ начисляются официально;
• фактический график соответствует документам;
• Группа единого налога допускает найм (особенно важно для 1-й группы).

Часто задаваемые вопросы: можно ли привлечь продавца к ответственности по договору купли-продажи?

Если продавец работает по вашему графику, в вашем магазине, под вашим контролем и получает регулярную оплату — это почти всегда трудовые отношения. ДГД в такой модели сопряжен с риском.

Часто задаваемые вопросы: можно ли 2–3 дня «посмотреть» без договора?

Нет, если человек уже выполняет обязанности работника (касса, зал, кухня, обслуживание клиентов). Испытательный срок оформляется в рамках трудового договора, а не вместо него.

Часто задаваемые вопросы: что следует исправить в первую очередь, если уже имеются нарушения

1. Прекратить допускать к работе лиц, не имеющих оформленного трудового договора.
2. Оформить трудовые договоры и приказы.
3. Подать заявление в ГНС до следующего допуска.
4. Настроить начисление заработной платы / ЕСВ / отчетности.
5. Просмотреть все «ЦПД на постоянную должность».

Источник информации о мероприятиях в Киевской области: dsp.gov.ua (24.07.2026).

Необходимо проверить кадровые схемы, подготовить договоры или настроить учет заработной платы и ЕСВ — напишите нам. Мы подберем для вас безопасный формат оформления, подходящий для вашего бизнеса.