Прізвище змінилось у паспорті — для людини це зрозуміло. Для ФОП це окрема черга реєстрів: ЄДР, податкова, каса, ліцензії, ключ, банк, контрагенти. Поки ви не пройдете цей ланцюжок, чеки, ПН і виписки живуть на «старому» ПІБ, а ви — уже на новому.
Найчастіше привід — шлюб або розлучення. Алгоритм той самий, якщо прізвище міняли з іншої причини. Нижче — порядок дій для ФОП на ЄП і на загальній системі, з цифрами серпня 2026. Це не «заявка в Дію на 10 хвилин і все»: частину кроків Дія зараз не бере онлайн.
Каркас чекліста збігається з матеріалом журналу «Податки & бухоблік» № 93 за листопад 2024. Цифри паспортів і терміновий строк — уже з новини ДМС від 01.01.2026 (не 372 / 498 грн і не «10 робочих днів»). Зміну прізвища в ЄДР гід Дії (послуга 00108) описує як офлайн: реєстратор / ЦНАП / нотаріус, не кабінет Дії. Алко-тютюн-пальне з 2025 іде за Законом № 3817-IX: не новий бланк ліцензії, а зміни в реєстрі.
Якщо весілля вже було, а каса й договори ще на старому прізвищі — не зводьте все до однієї заяви. Розбір реєстрів і первинки: бухгалтерський супровід, юридична консультація або одразу заявка.
Кому це «про мене»: портрети після зміни прізвища
EasyФОП працює з ФОП. Питання не «чи можна жити зі старим прізвищем у виписці», а де саме воно ще висить і що зламається першим.
| Хто ви | Що болить першим | Що не можна відкладати |
|---|---|---|
| ФОП 2–3 група, каса / ПРРО, кав’ярня чи магазин | Чек і кабінет ПРРО на старому ПІБ | ЄДР → перереєстрація РРО/ПРРО після закриття зміни |
| ФОП 3 група з ПДВ | ПН контрагентів і ваш КЕП | Новий ключ + контроль, що реєстр ПДВ підтягнув ПІБ з ЄДР |
| ФОП з алко / тютюн / пальним | Розрив між ліцензією і паспортом | 30 календарних днів на заяву до реєстру ліцензіатів (Закон № 3817) |
| ФОП 1 група без каси | Роз’їзд паспорт / ЄДР / реєстр ЄП | Паспорт → 5ДР → ЄДР → заява ЄП протягом місяця |
Група сама по собі від прізвища не змінюється. Але якщо паралельно «чищу КВЕДи» або переходжу — це вже інша процедура: зміна КВЕД ФОП, не рядок у заяві про ПІБ.
Номер РНОКПП не змінюється. Змінюється прізвище на картці й усюди, де ви підписані як ФОП.
Паспорт, закордонний і облікова картка (РНОКПП)
Спочатку людина, потім підприємець. Без нового паспорта реєстратор ЄДР і податкова не мають «зачіпки», на яке прізвище вас переписувати.
Протягом місяця після події, яка змінила прізвище, зазвичай міняють:
- паспорт громадянина України (ID-картка);
- паспорт для виїзду за кордон — якщо він є;
- облікову картку платника податків (РНОКПП);
- посвідчення водія — якщо є.
Черга логічна: внутрішній паспорт → нова картка РНОКПП → закордонний і права. Інакше в податковій і в ДМС роз’їдуться дані.
Куди нести паспорт
Підрозділ ДМС або ЦНАП. Пакет типовий: заява, паспорт, що підлягає обміну, документ-підстава (свідоцтво про шлюб / розлучення або довідка про добровільну зміну прізвища) і квитанція збору.
З 1 січня 2026 ДМС перерахувала бланки. ID-картка: 618 грн за строк до 20 робочих днів (126 грн послуга + 492 грн бланк) і 988 грн за строк до 7 робочих днів (496 + 492). Закордонний: 1 147 грн / 20 днів і 1 787 грн / 7 днів. Джерело — офіційна таблиця ДМС. Цифри 372 / 498 грн із публікацій 2024 для цієї статті не використовуйте.
Нова картка РНОКПП: код той самий
Ідентифікаційний номер не перевидають. Друкують картку з новим прізвищем. Заяву за формою № 5ДР (додаток 12 до Положення, затвердженого наказом Мінфіну від 29.09.2017 № 822) подають протягом місяця з дня змін:
- до ДПС за місцем реєстрації фізособи;
- або до будь-якого органу ДПС, якщо ви тимчасово не за «своєю» адресою;
- або через Електронний кабінет.
Строк виготовлення картки (як у практиці ДПС / матеріалі 2024): до 3 робочих днів за місцем проживання чи через кабінет, до 5 робочих днів — якщо зайшли «не в свою» інспекцію. Після цього можна чіпати ЄДР.
ЄДР: без нового ПІБ виписки ФОП ви «не ті»
У ЄДР прізвище, ім’я, по батькові ФОП — обов’язкові відомості (п. 4 ст. 9 Закону України від 15.05.2003 № 755-IV). Поки там старе прізвище, податкова, банк і каса дивляться в різні паспорти.
Граничного строку «оновіть ЄДР за N днів» Закон № 755 не ставить. Це не привід чекати пів року: роз’їзд паспорт / виписка б’є по платежах і перевірках раніше, ніж з’явиться «штраф за ЄДР».
Як подати заяву
Заява щодо державної реєстрації ФОП за формою 1 (наказ Мін’юсту від 18.11.2016 № 3268/5). Варіанти:
- Особисто або через представника (нотаріальна довіреність) — держреєстратор, зазвичай ЦНАП, або нотаріус, який проводить реєстраційні дії щодо ФОП. Перелік суб’єктів під час воєнного стану дивиться на сайті Мін’юсту.
- Поштою — рекомендований лист з описом вкладення; підпис на заяві нотаріально посвідчують (п. 5 ч. 1 ст. 15 Закону № 755).
- Дія — для інших змін (КВЕД, контакти, громадянство) кабінет працює. Для ПІБ, паспорта, місця проживання картка послуги 00108 прямо каже: зараз лише офлайн. Не плануйте «10 хвилин у Дії» саме на прізвище.
За картою послуги Дії: 0,1 прожиткового мінімуму для працездатних осіб — за реєстрацію змін про прізвище, ім’я, по батькові або місцезнаходження ФОП. ПМПО в бюджеті-2026 на 1 січня — 3 328 грн; збір округлюють до 10 грн. У тій самій картці ще світиться застаріла сума 230 грн — це орієнтир 2024, не квитанція. Платіть те, що виставить реєстратор / квитанція ЦНАП. Строк дії реєстратора — орієнтир доба після прийняття заяви.
Після запису в ЄДР відомості йдуть у податкову. Якщо ви єдинник, Дія обіцяє автозаяву на зміну ПІБ у реєстрі ЄП — перевірте кабінет, не вважайте це зробленим «бо так написано на банері». Логіка тих самих двох реєстрів, що й при зміні КВЕД: ЄДР ≠ реєстр ЄП, дивіться гайд про зміну КВЕД.
Реєстр платників ЄП: місяць і не слухайте «штрафу немає»
Якщо ви на спрощенці будь-якої групи, зміна прізвища — підстава оновити Реєстр платників ЄП. Заява за формою наказу Мінфіну від 16.07.2019 № 308. Строк — протягом місяця з дня виникнення змін (п. 298.4 ПКУ). До реєстру зміни потрапляють у день подання заяви (п. 299.8 ПКУ).
Канали: Електронний кабінет, ЦОП, інколи автоподання після ЄДР. У кабінету дивіться блок «Облікові дані платника». Не з’явилось за кілька днів після ЄДР — подайте заяву самі.
У БЗ 107.04 податківці писали: за неподання заяви про зміну прізвища єдинника не карають, бо окремої санкції «саме за це» в ПКУ нібито немає. Паралельно п. 117.1 ПКУ ставить штраф самозайнятій особі 340 грн за неподання в строк заяв про зміни облікових даних; повтор протягом року — 680 грн (для юрособи інші суми: 1 020 / 2 040 грн). ФОП є самозайнятою особою (п.п. 14.1.226 ПКУ). Практичний висновок EasyФОП: не грайте в БЗ. Заяву в місячний строк подайте, навіть якщо хтось у чаті сказав «ніхто не штрафує».
На 3 групі і 2 групі ставка ЄП від прізвища не стрибає. Ламається ідентифікація: виписка, каса, договір, ПН. Календар платежів — як був: податковий календар ФОП 2026.
Загальна система: реєстру ЄП у вас немає, але облікові дані фізособи в ДПС усе одно оновлюють через 5ДР і ланцюжок ЄДР. Режим як такий — у матеріалі ФОП на загальній системі.
Ліцензії: більшість — лист, алко-тютюн-пальне — реєстр
Звичайні ліцензії (не алко / тютюн / пальне)
Якщо вид діяльності з переліку ст. 7 Закону України від 02.03.2015 № 222-VIII, ліцензіат повідомляє орган ліцензування про зміну даних, які були в заяві на ліцензію. Прізвище там є завжди.
Строк: якщо ліцензійні умови мають свою цифру — вона головна; якщо ні — місяць з дня, наступного за днем змін. Це інформування, не автоматичне «переоформлення бланка».
Алко, тютюн, пальне у 2026
До кінця 2024 діяли правила Закону № 481/95-ВР: переоформлення ліцензії на новому бланку за місяць, інакше ризик анулювання; плюс заява до Єдиного реєстру місць зберігання, якщо туди внесені ваші склади. Податківці це розкладали в БЗ 113.01–113.03.
З 1 січня 2025 ліцензійне регулювання цього блоку — Закон України від 18.06.2024 № 3817-IX. Ліцензії живуть у реєстрах (алко-тютюн окремо, пальне окремо). Зміна прізвища = зміни в реєстрі, не новий папірець.
- Протягом 30 календарних днів з дня події подаєте до органу ліцензування заяву про внесення змін (п. 1 ч. 9 ст. 34 і п. 1 ч. 9 ст. 35 Закону № 3817).
- Склад відомостей — ч. 10 ст. 34 (алко-тютюн) або ч. 10 ст. 35 (пальне).
- У ДПС 5 робочих днів на внесення змін або відмову (ч. 11 тих самих статей).
Канал, який лишається робочим: приватна частина кабінету, «Листування з ДПС». Якщо тримаєте місця зберігання в реєстрі — окремо перевірте, чи заява на склади ще потрібна саме вам: норма 2024 про довільну заяву до реєстру місць зберігання не зникла з практики «на всяк випадок», але головний трек 2026 — реєстр ліцензіатів за № 3817.
Прострочили місяць на повідомлення за старим Законом № 481 — це була пряма підстава анулювати ліцензію. За № 3817 логіка інша (зміни в реєстрі), але «забити» на 30 днів усе одно нерозумно: торгівля з роз’їздом паспорт / реєстр — класичний гачок на перевірці.
РРО, ПРРО і КОРО: каса не прощає старе прізвище
Після зміни прізвища РРО/ПРРО перереєстровують. Класичний РРО — п. 2 гл. 3 розд. II Порядку, затвердженого наказом Мінфіну від 14.06.2016 № 547. ПРРО — п. 8 розд. II Порядку, затвердженого наказом Мінфіну від 23.06.2020 № 317.
Апаратний РРО
До контролюючого органу за місцем реєстрації РРО протягом 5 робочих днів після змін:
- реєстраційна заява з позначкою «Перереєстрація» і причиною;
- реєстраційне посвідчення.
Нове посвідчення — протягом двох робочих днів після заяви. Якщо є КОРО на цей РРО — її теж перереєстровують у той самий 5-денний строк: заява «Перереєстрація» + сама книга. Заяву по КОРО можна електронно (п. 1 гл. 2 розд. II Порядку реєстрації КОРО, той самий наказ № 547). КОРО з РК без РРО на господарській одиниці — той самий строк.
ПРРО
Достатньо заяви «Перереєстрація» після останнього фіскального звітного чека і закриття зміни. Окремого «за N днів» у Порядку № 317 немає. Розумна дата — день запису в ЄДР, не «коли буде час після медового місяця». Поки зміна відкрита на старому ПІБ, заяву не пишіть.
Чеки, еквайринг і те, що каса взагалі має їхати разом із прізвищем, — у зв’язці з матеріалом про фіскальний чек і онлайн-оплати та документами РРО/ПРРО.
ПДВ, ключ, дозволи, банк, контрагенти
ПДВ
З середини 2020 перереєстрація платника ПДВ через зміну найменування (ПІБ) іде автоматично з ЄДР (п. 183.15 ПКУ). БЗ 101.02: заяву № 1-ПДВ з позначкою «Перереєстрація» не подають. Ваша робота — переконатися, що в реєстрі вже нове прізвище, і не зависнути з ПН/РК, виписаними на старе ПІБ до зміни КЕП.
Контрагентам-платникам ПДВ напишіть окремо: у їхніх ПН/РК має стояти вже нове найменування покупця. Інакше роз’їзд — ваша проблема на камералці, не «вони не прочитали сторіс».
Дозвільні документи
Зміна прізвища не підстава переоформляти документ дозвільного характеру (ч. 8 ст. 4¹ Закону України від 06.09.2005 № 2806-IV). Не носіть папку з дозволами «про всяк випадок», якщо закон прямо каже не чіпати.
КЕП / електронний підпис
Користувач повідомляє надавача про зміну ідентифікаційних даних у сертифікаті (ч. 2 ст. 12 Закону України від 05.10.2017 № 2155-VIII). Прізвище в кваліфікованому сертифікаті — прямо п. 4 ч. 2 ст. 23 цього Закону. Старий підпис скасовують, беруть новий. Строку в законі немає; без нового ключа кабінет, ПРРО і ПН стають рулеткою. Робіть одразу після паспорта й РНОКПП, не після «ще один квартал на старому». Детальна рамка облікових дій — у складі бухгалтерського обліку для ФОП.
Банк
Окремої норми «на наступний день біжіть у відділення» немає. Часто обов’язок оновити дані сидить у договорі рахунку. IBAN не змінюється. Більшість банків закриває це в застосунку. Не оновите — платіж «не пізнає» отримувача або комплаєнс заморозить вхід.
Контрагенти
Строк може бути в договорі. Немає — напишіть після ЄДР, не чекайте першої претензії «ми платили не тому ФОП». Для єдинника це репутація й акти; для платника ПДВ — ще й ПН.
Скласти пакети заяв і звірити кабінети можна з консультацією з оподаткування — це якраз той кейс, де «сам у Дії» закінчується на прізвищі.
Типові помилки
- Новий паспорт, старий ЄДР. Каса й договори живуть у виписці, не в сімейному альбомі.
- Повірили, що Дія змінить ПІБ за 10 хвилин. На серпень 2026 гід послуги 00108 відправляє прізвище до реєстратора офлайн.
- ЄДР оновили, реєстр ЄП не перевірили. Два реєстри. Автозаява — бонус, не факт.
- ПРРО перереєстрували при відкритій зміні. Спочатку z-звіт і закриття.
- Платний ПДВ: новий КЕП, старі ПН на черзі. Зареєструйте те, що зависло, до/з урахуванням зміни ключа; контрагентам розішліть нове ПІБ.
- Алко-ліцензія «як у 2024». Бланк більше не головне; 30 днів на реєстр за № 3817.
- Збори з статті 2024. Паспорт 618 / 988, не 372 / 498. ЄДР — 0,1 ПМПО, не автоматичні 230 грн.
- Змішали зміну прізвища зі зміною КВЕД чи групи. Це різні заяви й різні строки.
FAQ
Чи зміниться мій ІПН / РНОКПП після шлюбу?
Ні. Номер той самий. Міняють прізвище на картці. Заява 5ДР протягом місяця.
Чи можна змінити прізвище ФОП тільки в Дії?
Станом на серпень 2026 — ні. Гід Дії: ПІБ і місцезнаходження ФОП у ЄДР через портал не проводять, лише офлайн у реєстратора. Онлайн лишаються інші типи змін (зокрема КВЕД і контакти).
Скільки є часу на ЄДР?
Закон № 755 дедлайн не ставить. Практично — одразу після нового паспорта й картки РНОКПП. Кожен тиждень роз’їзду = ризик каси, банку й ПН.
Я єдинник. Якщо не подам заяву ЄП, чи точно не буде штрафу?
БЗ 107.04 каже «не карають». П. 117.1 ПКУ — 340 грн (повтор 680 грн) за неподання заяв про облікові зміни. Не тестуйте на собі роз’їзд БЗ і кодексу.
Чи треба нова заява на спрощенку, ніби я знову обираю групу?
Ні. Це заява про зміни до реєстру ЄП (наказ № 308), не повторна реєстрація платником. Група, ставка й ліміт від прізвища не стрибають.
ПДВ: нести 1-ПДВ «Перереєстрація»?
Ні, якщо вірити п. 183.15 ПКУ і БЗ 101.02: підтягнеться з ЄДР. Ваш контроль — кабінет і листи контрагентам.
Коли перереєструвати ПРРО?
Після закриття зміни, бажано в день запису в ЄДР. «Коли зручно через місяць» Порядок № 317 не забороняє буквально, але каса на старому ПІБ — окремий ризик чека.
Чи анулюють алко-ліцензію, якщо запізнився з заявою?
За правилами до 2025 (Закон № 481) прострочення повідомлення про зміну відомостей було підставою анулювання. З 2025 працює № 3817: 30 календарних днів на зміни в реєстрі. Не запізнюйтесь і не плутайте режими «бланк 2024» / «реєстр 2026».
Чи треба переоформляти всі дозволи?
Ні. Ч. 8 ст. 4¹ Закону № 2806-IV: зміна прізвища не підстава переоформлювати документ дозвільного характеру.
Чи зміниться рахунок у банку?
IBAN ні. Оновіть анкету / ФІО в банку, як вимагає договір або комплаєнс.
Висновок
Зміна прізвища ФОП — не романтична формальність. Ланцюжок на серпень 2026: паспорт (тарифи ДМС) → картка РНОКПП без зміни номера → ЄДР офлайн → реєстр ЄП за місяць → каса → ліцензійний реєстр, якщо ви в алко-тютюн-пальному → новий КЕП, банк, листи контрагентам. ПДВ і більшість «звичайних» ліцензій / дозволів самі по собі бланк не переписують.
Не змішуйте це зі зміною КВЕД і не ставте цифри з журналу 2024 у квитанцію 2026. Якщо весілля вже відбулось, а виписка ще «та» — зберіть пакети й кабінети разом: бухгалтерський супровід, консультації або заявка на розбір.
